Начинайте с заключения, или военная хитрость ВМФ США

Хотел начать с рассуждений, но оставлю их на потом. 

Запомните, для любых отчётов, будь отчёт о прогрессе, расчёт ROI или обзор продукта, выносите итоговые выводы отчёта в самое начало! (см. иллюстрацию ниже)

Дело в том, что людям нужны, прежде всего, результаты вашей аналитики. И, поэтому, они их должны увидеть в первую очередь.

Далее в этой статье я расскажу про то, что общего между бизнесом и ВМФ США, про правило BLUF и то, что происходит, когда ему не следуют.

BLUF и ВМФ

Эту идею я почерпнул из книги Дэна Роэма "Бла-бла-бла, или что делать, если слова не работают" (вариант в Google Play). Там она подчёркивала принцип фокусировки на ключевом послании сообщения, которое передаётся между людьми.

Это правило выражено в акрониме BLUF - "Bottom Line Up Front", или "Выводы в первую очередь". Данное правило автор книги позаимствовал во время мастер-класса, который он проводил на одном из авианосцев ВМФ США. А на авианосцах просто не может быть чего-то лишнего. И поэтому на них, и место, и время там используются максимально эффективно. 

Согласно данному правилу, своим командирам необходимо первым делом сообщать суть сообщения, а детали рассказывать, только если будут задавать соответствующие вопросы. 

Это позволяет максимально быстро принимать достаточно качественные решения, что очень важно в военном деле. 

BLUF и работа

В определённом смысле, бизнес похож на военное дело, когда речь идёт о необходимости быстро принимать правильные решения.
Конечно, в бизнесе заметно реже возникают вопросы жизни и смерти, но в компаниях, ориентированных на эффективность, руководителям приходится постоянно принимать большое количество решений.
И чем больше принятых решений и выше их качество, тем эффективнее действуют руководитель и его команда. От этого часто зависит их успех в компании и финансовое вознаграждение.
Поэтому руководителям и их подчинённым необходимо правилом BLUF пользоваться на системной основе.

BLUF и отчёты

На самом деле многие отчёты различных компаний эволюционировали в соответствии с принципами данного правила.
Представления типа: "Приборная панель"/"Dashboard", семафоры, светофоры RAG (Red-Amber-Green) в началах отчётов и т.д., стали привычным явлением в деловой практике.
Однако, часто приходится делать произвольные отчёты для какой-то новой задачи или проектировать отчёты с нуля под новый спектр задач.
Нередко в таких ситуациях о правиле BLUF не задумываются, и отчёты делаются по старой схеме.
И достаточно часто такие отчёты серьёзно рискуют не достичь всех своих целей, так как у части заинтересованных лиц может не оказаться достаточно времени, чтобы "доплыть" до главного вывода, лежащего на самом "дне" отчёта.

BLUF и беседы

Также, некоторые коллеги, пытаясь рассказать о проблеме, часто начинают беседу с самого начала их рассуждений.
Руководители, которые ценят своё время, либо сразу просят перейти к главному, либо некоторое время из вежливости будут слушать, пока не поймут, что время тратится совсем неэффективно.
Гораздо лучше будет, если вы, начиная разговор с руководителем, первым делом представите суть разговора в таком разрезе, который даст ему быстро понять, что и почему от него будет требоваться. После этого он сам уточнит те детали, которые ему будут нужны.

BLUF и обзоры продуктов

Также этому правилу, к сожалению, часто не следуют при подготовке обзоров продуктов.
Возьмём, например, обзоры телефона Samsung Galaxy S III от двух уважаемых интернет-изданий: iXBT и MobileReview.com. Они сделаны по старой схеме и для того, чтобы читателю или человеку, выбирающему смартфон, понять насколько стоит углубляться в обзор, надо пролистать в самый конец, чтобы изучить вывод. Заголовки, конечно, тоже говорящие, но они больше похожи на рекламные слоганы, на которые у многих уже иммунитет.
Я понимаю, что авторы обзоров сначала досконально изучили все аспекты продукта и только потом сделали вывод. Но мне как потенциальному покупателю в первую очередь нужна общая картина, которая представлена в выводе.

Вот, например, если бы я сразу прочёл: "... Удачный аппарат или нет? Однозначный ответ – да, модель удалась...", то я бы ещё меньше времени потратил на выбор в своё время :-)

Даёшь BLUF!

Надеюсь, со временем, мэтры обзоров воспользуются правилом BLUF и упростят жизнь своим читателям.
А вы, в свою очередь, делайте свои аналитические отчёты, как устные и письменные, так и электронные, полезными и эффективными с помощью правила BLUF!

А в каких ещё случаях правило BLUF будет полезно в работе, на ваш взгляд?
Как бы вы применили BLUF, например, при оформлении аналитики по возврату на инвестиции/ROI?